MAKALAH KOMUNIKASI BISNIS TENTANG “RAPAT”

Nama Kelompok : Asmaul Husna, Cut Intan Mandasari, Jasmine Ramadhanty B, Riri Fadil F, Yeffi Muharrina I

Daftar Isi

Halaman Judul............................................................................................................................i

Kata Pengantar..........................................................................................................................ii

Daftar Isi...................................................................................................................................iii

BAB I

PENDAHULUAN.......................................................................................................................1

A.      Latar Belakang.........................................................................................................1

B.      Rumusan Masalah.................................................................................................. .1

C.      Tujuan dan Manfaat Penelitian................................................................................1

BAB II

PEMBAHASAN DAN HASIL PENELITIAN...........................................................................2

A.      Pengertian Rapat......................................................................................................2

B.      Tujuan Rapat.............................................................................................................3

C.      Jenis-jenis Rapat.......................................................................................................3

D.     Rapat yang Baik........................................................................................................5

E.      Rapat yang Efektif……………………………………………………....................6

F.       Perencanaan Rapat………………………………………………………............... 6

BAB III

PENUTUP...................................................................................................................................12

A.      Kesimpulan..............................................................................................................12

Kata Pengantar

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat Limpahan rahmat dan karunianya sehingga kami dapat menyusun makalah ini dengan baik dan benar, serta tepat pada  waktunya. Dalam makalah ini saya akan membahas mengenai “ RAPAT BISNIS “.

Makalah ini telah dibuat dengan bantuan dari berbagai pihak untuk membantu menyelesaikan  tantangan dan hambatan selama mengerjakan makalah ini. Oleh karena itu, kami mengucapkan terimakasih yang sebesar besarnya kepada semua pihak yang telah membantu penyusunan makalah ini, termasuk dosen kami.

Saya menyadari bahwa masih banyak kekurangan yang mendasar pada makalah ini. Oleh karena itu, kami mengundang pembaca untuk memberikan kritik dan saran yang dapat membantu kami. Kritik dari pembaca sangan kami harapkan untuk penyempurnaan makalah selanjutnya.

Jakarta, 27 April 2018

          Penyusun

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1.LATAR BELAKANG

Pada umumnya rapat (meeting) menjadi salah satu media komunikasi dankoordinasi yang digunakan dalam suatu organisasi bisnis maupun nonbisnis untukmembahas atau mendiskusikan suatu topik tertentu. Dalam praktiknya, rapatseringkali berjalan tidak efektif bahkan terkesan membuang – buang waktu danberjalan tanpa tujuan yang jelas. Oleh karena itu, rapat yang baik perlu dipersiapkandan dikelola dengan baik, sehingga dapat berjalan efektif sesuai dengan tujuan yangdikehendaki.Oleh karena itu, dalam makalah ini akan dibahas berbagai hal yang berkaitandengan bagaimana melakukan sebuah rapat secara efektif dalam dunia bisnis.Pembahasan dalam makalah ini dimulai dengan pengertian rapat bisnis, perbedaanantara rapat bisnis dan nonbisnis, tujuan rapat, bagaimana merencanakan rapat,melaksanakan rapat, dan menindaklanjuti rapat bisnis.

1.2.Rumusan Masalah

1.       Apakah yang dimaksud rapat bisnis?

2.       Apa saja jenis – jenis rapat bisnis?

3.       Bagaimana perencanaan rapat bisnis yang baik?

4.       Bagaimana agar rapat bisnis dapat terlaksana dengan baik?

1.3.Tujuan dan Manfaat

               PenulisanSecara garis besar manfaat dan tujuan dari penulisan makalah ini antara lain :

1.       Menjelaskan arti dan maksud dari rapat bisnis

2.       Menjelaskan jenis – jenis rapat bisnis

3.       Menjelaskan perencanaan rapat bisnis yang baik

4.       Menjelaskan pelaksanaan rapat bisnis yang baik

BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Rapat

Dibawah ini ada beberapa pengertian rapat dari beberapa sumber, namun pada

dasarnya memiliki makna yang sama, antara lain :

1.       Rapat  adalah pertemuan atau. Kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi   pemerintah   baik   dalam   situasi   formal   maupun   nonformal   untuk membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama

2.       Rapat  (pengertian luas)  rapat dapat menjadi sebuah permusyawaratan, yang melibatkan banyak peserta dan membahas banyak permasalahan penting.

3.       Rapat (pengertian sempit)  rapat dapat berupa diskusi yang hanya melibatkan beberapa peserta dengan pembahasan yang lebih sederhana. Dalam Sub bab ini hal-hal yang berkaitan dengan permusyawaratan tidak lagi diuraikan, dan lebih kepada rapat dalam pengertian umum/sederhana secara teknis.

4.       Rapat, merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok resmi yang bersifat tatap muka, yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.

5.       Rapat  merupakan   alat   untuk   mendapatkan   mufakat,   melalui   musyawarah kelompok.

6.       Rapat merupakan media yang dapat dipakai unttuk pengambilan keputusan secara musyawarah untuk mufakat

B. Tujuan Rapat

Tujuan rapat adalah:

1. Untuk memecahkan atau mancari jalan keluar suatu masalah

2. Untuk menyampaikan informasi

3. Sebagai sarana koordinasi

4. Agar   peserta   dapat   ikut  berpartisipasi  kepada   masalah-masalah   yang   sedang Dikemukakan

C. Jenis-Jenis Rapat

Dalam setiap kegiatan rapat tentu mempunyai tujuan rapat dan jenis rapat yang

berbeda.   Rapat   terdiri   atas   beberapa   jenis,   tergantung   cara   pandangnya   atau   segi

peninjauannya :

1. Berdasarkan Jenis

Menurut jenisnya, rapat dibagi menjadi dua, yaitu:

a)      Rapat Resmi. Yaitu rapat yang diselengggarakan untuk membahas masalah yang   sangat   penting.   Peserta   rapat   sebelumnya   mendapat   pemberitahuan terlebih dahulu melalui surat undangan.

b)      Rapat tidak resmi. Yaitu rapat yang diselenggarakan oleh pemimpin dengan stafnya serta diadakan di ruang kantor pipmpinan atau ruang rapat untuk membahas   masalah  yang   mendesak   atau  terjadi   tiba-tiba.  Pada   rapat   ini biasanya   terjadi   diskusi   dan   tukar   pendapat   atau   informasi   untuk mengakrabkan pimpinan dengan stafnya.

3. Berdasarkan Tujuan

·         Rapat Penjelasan ( Teaching Conference ).

Adalah rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada anggota tentang kebijaksanaan yang diambil oleh pimpinan organisasi tentang prosedur kerja baru, untuk mendapatkan kesenangan kerja.

·         Rapat Pemecahan Masalah ( Problem Sulfing Conference ).

Adalah rapat yang bertujuan untuk mrncari pemecahan masalah tentang suatu masalah yang sedang di hadapi.

·         Rapat Perundingan ( Negotiation Conference ).

Adalah rapat yang menghindari timbulnya suatu perselisihan. Mencari jalan tengah agar tidak selalu merugikan kedua belah pihak.

4. Berdasarkan Sifat

Ø  Rapat formal.

Adalah rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu. Menurut ketentuan yang berlaku dengan persetujuan secara resmi mendapat undangan.

Ø  Rapat informal.

Adalah rapat yang diadakan tidak berdasarkan suatu perencanaan formal. Rapat terjadi setiap saat, kapan saja, di mana saja, dan dengan siapa saja. Rapat informal dapat terjadi secara kebetulan karena para pesertanya bertemu dan membicarakan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.

Ø  Rapat terbuka.

Adalah rapat yang dapat di hadiri oleh setiap anggota menteri yang dibahas bukan masalah yang bersifat rahasia.

Ø  Rapat tertutup.

Adalah rapat yang di hadiri oleh peserta khusus atau tertentu, yang dibahas menyangkut masalah-masalah yang bersifat rahasia.

5. Berdasarkan Jangka Waktu

a.      Rapat mingguan.

Adalah rapat yang diadakan sekali dalam seminggu, yang membahas masalah-masalah rutin yang di hadapi oleh masing-masing peserta rapat.

b.      Rapat bulanan.

Adalah rapat yang diadakan sebulan sekali, tiap akhir bulan. Untuk membahas hal-hal/ peristiwa pada bulan yang lalu.

D. Rapat yang Baik

Agar tujuan rapat sesuai dengan yang diharapkan, ada beberapa hal yang perlu

diperhatikan dalam rapat. Rapat dikatakan baik apabila memenuhi persyaratan sebagai

berikut :

1. Dipimpin oleh seorang pimpinan yang baik

Pimpinan yang baik adalah : seorang yang aktif, berwawasan luas, cakap, dapat

memberikan bimbingan dan pengarahan pada saat rapat berlangsung. Dapat berbicara

dengan jelas, bersikap tegas, tidak mendominasi pembicaraan, tidak otoriter,

memberikan kesempatan yang sama pada setiap anggota untuk memberikan suaranya.

Check list berikut dapat membantu seorang pimpinan rapat/ pertemuan :

Ø Menjelaskan sasaran dan tujuan?

Ø Menetapkan  prioritas

Ø Mendorong proses pembuatan keputusan

Ø Mengarahkan orang-orang pada kemampuan terbaik mereka => berkomunikasidengan baik dengan peserta, melempar pertanyaan-pertanyaan, mendorong peserta membuat asumsi, mendengar, menjelaskan persoalan, memotivasi pertemuan untuk mencapai tujuan utama rapat/ pertemuan, menangkap agenda-agenda pribadi yang tersembunyi dari para peserta, dan mengendalikannya.

Ø Merangsang hal-hal terbaik dari peserta

Ø Mengatur waktu dengan baik

Ø Menyimpulkan dengan dibantu oleh seorang Notulis [lihat tentang notulis

2.Suasana rapat terbuka
Artinya tidak ada hal-hal yang disembunyikan. Tiap anggota rapat berbicara secara terbuka, obyektif sehingga tidak menimbulkan prasangka yang negatif terhadap peserta rapat yang lain.

3. Tiap peserta rapat berpartisipasi aktif dan hindari terjadinya monopoli pembicaraan

4. Selalu mendapat bimbingan dan pengawasan

          Pimpinan rapat berfungsi sebagai pemberi bimbingan, pengarahan, kemudahan terhadap para peserta rapat. Pemimpin harus mampu mengadakan pengawasan terhadap jalannya rapat, pengawasan terhadap para peserta rapat, baik secara kelompok, maupun secara individu, agar pembicaraan tidak menyimpang dari tujuan rapat.

5. Hindari perdebatan
Suatu rapat tidak efektif apabila terjadi debat yang berkepanjangan tanpa arah,sehingga menghabiskan waktu dan tujuan rapat tidak tercapai.

6. Pertanyaan singkat dan jelas

E. Rapat yang Efektif

Pemimpin rapat dapat menciptakan rapat yang lebih efektif dengan menggunakan

cara-cara praktis yang telah mendapat rekomendasi dari para top manajer, pakar bisnis, dan

buku-buku   yang   membahas   ini.   Cara   ini   bahkan   bisa   langsung   diterapkan   untuk

mendapatkan solusi yang lebih cepat dan lebih efektif.

1. Agenda Rapat

Tidak mungkin terjadi suatu rapat yang efektif, jika rapat dilakukan tanpa agenda

yang jelas. Buat suatu agenda yang jelas dan mampu menghasilkan solusi yang tepat.

Bukan hanya sketsa, tetapi juga deskripsi dari apa yang akan dibicarakan. Sehingga

mereka tahu hasil apa yang ingin didapat.

Peserta   yang   melakukan   presentasi   harus   menyiapkan   semua   bahan   dengan

lengkap agar dapat menyelesaikan presentasinya sesuai waktu yang telah ditentukan.

Agar lebih jelas, berikan lembaran agenda pada setiap peserta rapat. Tentu saja agenda

yang   ditulis secara detail, bukan hanya berisi tema, karena hal ini sangat rentan melenceng.

Agenda rapat sebaikanya hanya berisi permasalahan yang memang tengah dialami

saja. Sebab kebanyakan rapat, bukan hanya membahas hal yang bermasalah, bahkan

yang tidak bermasalah juga dibicarakan. Sehingga, orang yang tidak bermasalah pun

terpaksa harus bebicara di dalam rapat.

2. Komunikasi

Komunikasikan agenda rapat dengan cara membaginya terlebih dahulu. Sehingga

peserta rapat dapat mempersiapkan materi tentang topik yang akan dibahas di dalam

rapat.

3. Jadwal Rapat

Jadwal yang baku akan membantu para manajer mendapat laporan secara tepat

waktu dan mendisplinkan para karyawan untuk menghadiri rapat.

4. Perhatikan Situasi

Beberapa manajer mampu membuat rapat menjadi efektif dan efisien, tetapi juga

ada manajer yang memaksakan keputusannya pada peserta rapat agar rapat bisa cepat

selesai. Rapat yang efektif bukan dilihat dari waktu pelaksanaan yang singkat, tetapi

bagaimana kita mempu mempertemukan pendapat yang berbeda dengan situasi yang

nyaman dan kondusif.

5. Pengambilan Suara

Pengambilan  suara merupakan   cara   tersingkat   untuk   mendapatkan   keputusan.

Pengambilan   suara   dapat   diambil   bila   diskusi   yang   terjadi   tidak   memperlihatkan

gambaran keputusan yang terang dan tidak ada mayoritas mutlak. Sebelum melakukan

proses pengambilan keputusan, voting akan lebih mempercepat pengambilan keputusan,

sehingga mereka harus siap menerima apapun keputusannya.

6. Batasi Masalah Diskusi

Para pakar menyarankan untuk membahas permasalahan  berbeda di rapat yang

berbeda  pula.  Saat membuka   rapat, jelaskan  bahwa mereka  hanya   akan membahas

permasalahan  tertentu.  Topik yang   memerlukan diskusi,  dilakukan pada  rapat  yang

khusus mendiskusikan masalah tersebut.

Untuk mendapat keputusan, maka diperlukan rapat khusus pengambilan suara.

Pembatasan ini memberikan anggotanya untuk lebih siap dalam mencari solusi dan

menetapkan pilihan di luar rapat, sehingga hasil yang didapat pun memuaskan. Dan rapat

pun telah berjalan secara efektif dan efisien.

F. Perencanaan Rapat

Perencanaan   rapat   memegang   peranan   yang   sangat   penting   dalam   menentukan

produktifitas  rapat.   Langkah-langkah  yang  perlu  dilakukan   dalam  merencanakan

rapat (yang sifatnya resmi) adalah sebagai berikut:

1. Persiapan ruangan dan tata ruang rapat

Persiapkan tata ruang rapat berdasarkan pertimbangan:

Ø  Jumlah partisipan

Ø  Hubungan masing-masing partisipan

Ø  Level keintiman

Ø  Jenis rapat (diskusi, pesentasi, kuliah)

Ø  Apakah kita ingin meningkatkan atau memperkecil interaksi

2. Persiapan administrasi

a) Membuat surat undangan rapat

b) Menyusun acara/agenda rapat

c) Menyusun daftar hadir

d) Mempersiapkan bahan rapat

e) Persiapan peralatan rapat

f) Membuat catatan hasil rapat / notulis

g) Pengiriman hasil rapat

BAB III

PENUTUP

Rapat mencerminkan esensi dari organisasi. Rapat menyingkap kondisi dari orang-

orang yang terlibat dalam organisasi tersebut. Rapat yang dikelola dan dipimpin dengan baik

akan mencerminkan efektifitas dari suatu organisasi.

Rapat   merupakan   media   komunikasi   kelompok,   yang   pada   prinsipnya   untuk

mendapatkan   saling   pengertian.   Dari   pihak   pemimpin,   rapat   bertujuan   memberikan

kesempatan kepada bawahan untuk menyampaikan pendapat, saran, ide-ide langsung kepada

pemimpin. Dari pihak bawahan, rapat merupakan kesempatan baik untuk bertatap muka

dengan   pimpinan   sekaligus   dengan   para   staf   lainnya.   Demi   keberlangsungan   suatu

organisasi, rapat harus selalu daiagendakan dalam memmbahas setiap kebijakan dan atau

permasalahan.

Sumber :
Drs. PC. Bambang Herimanto, MM, Drs. FX. Indrojiono, M.Hum.2005.Komunikasi Bisnis.Yogyakarta: Penerbit Amara Books. Cetakan I.