Tahap revisi diperlukan untuk menjamin bahwa pesan
yang direncanakan dan disusun tidak terjadi kesalahan, kekurangan, kelebihan
atau ketidaktepatan. Proses revisi membutuhkan stamina tinggi dan disiplin
tinggi karena adanya kecenderungan manusia untuk tidak melakukan perubahan
terhadap apa yang telah dipikirkan dan dituliskan dengan waktu yang panjang.
Untuk mengatasi hal tersebut dapat dilakukan dengan mengambil jarak waktu
antara perencanaan dan penyusunan dengan waktu perbaikan.
1.
Keterampilan
Merevisi
Menulis pesan-pesan bisnis
sangatlah berbeda dan tidak semudah menulis pesan– pesan yang bersifat pribadi
(personal), seperti penulisan surat kepada orang tua, saudara, atau teman
akrab.
Maka dari itu dalam menulis
surat-surat bisnis yang baik diperlukan proses pemikiran dan tenaga dan waktu
yang cukup. Akan berbahaya apabila penyampaian pesan – pesan bisnis
cenderung dilakukan secara asal-asalan atau ceroboh, baik dalam sisi substansi
isi pesan mupun format penulisan.
Sebagaimana telah
disampaikan sebelumnya, pesan-pesan bisnis mencakup pesan-pesan bisnis tertulis
dan pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara lisan.
2.
Pemilihan Kata
yang Tepat
Pemilihan kata
(diksi) yang akan digunakan harus memperhatikan dua aspek yakni:
1)
Ketepatan
Kata yang tepat mempunyai ciri bahwa kata tersebut
sudah dikenal oleh audiens, usahakan untuk tidak menggunakan kata-kata dan
istilah yang tidak dipahami karena hal ini hanya akan membingungkan audiens.
2)
Efektif
Menunjukkan kata-kata yang dipilih singkat dan tidak
bermakna ganda atau yang dapat ditafsirkan lebih dari satu makna. Komunikator
sebaiknya memilih kata-kata yang singkat karena kata yang singkat akan
menyebabkan pesan efektif dan mudah dipahami.
3.
Cara Membuat
Kalimat Efektif
Dalam menyusun suatu
kalimat perlu diperhatikan 3 hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan
kelogisan. Diketahui bahwa dalam setiap kalimat paling tidak terdiri atas
subjek dan predikat. Subjek dalam predikat akan menjawab “siapa” atau “apa”
yang dilakukan oleh kata kerja dan merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu
yang sedang dikatakan dan biasanya berupa kata benda.
1.
Tiga jenis kalimat
a.
Kalimat Sederhana
Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek
dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan
objek baik langsung maupun tidak langsung.
b.
Kalimat Majemuk
Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa
independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan
lausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan
klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak
memiliki klausa yang utuh.
c.
Kalimat kompleks
Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan
satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.
2.
Cara mengembangkan paragraf
Ada dua
pendekatan untuk mengembangkan suatu paragraf, pendekatan induktif dan
pendekatan deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan berbagai alasan
terlebih dahulu baru dibuat kesimpulan, sedangkan deduktif dimulai dari
kesimpulan, baru diikuti dengan alasan-alasannya. Cara-cara mengembangkan
paragraf:
a.
Ilustrasi
Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan
suatu ilustrasi yang dapat memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum.
b.
Perbandingan (Persamaan & Perbedaan)
Anda dapat mengembangkan paragraf dengan cara
membandingkan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan
pemikiran yang lain.
c.
Pembahasan Sebab-Akibat
Agar dapat memberikan arah yang jelas terhadap suatu
pokok bahasan tertentu.
d.
Klasifikasi
Untuk mempermudah pemahaman paragraf bagi pengirim
pesan dan penerima pesan. Selain itu agar suatu topik bahasan menjadi lebih
terarah atau terfokus.
e.
Pembahasan Pemecahan Masalah
Untuk memberikan latihan analitis yang sangat
diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi
suatu organisasi
Paragraf hendaknya jangan terlalu singkat namun juga
jangan terlalu panjang. Yang penting, suatu paragraf harus merupakan kesatuan
ide atau gagasan yang utuh, menggunakan kata-kata transisi, kata ganti, atau
kata kunci sebagai penghubung antara kalimat yang satu dengan yang lainnya, dan
jelas.
Sumber
Drs.
PC. Bambang Herimanto, MM, Drs. FX. Indrojiono, M.Hum.2005. Komunikasi Bisnis.Yogyakarta: Penerbit
Amara Books. Cetakan I.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar