Perencanaan Pesan-pesan Bisnis

1.     Penentuan Proses Komposisi

Dalam perencanaan pesan Bisnis ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh pembuat pesan bisnis yaitu meliputi:

1.       Penetuan Tujuan

2.      Analisis Audiens

3.      Penentuan Ide Pokok

4.      Seleksi Saluran dan Media

     2.     Penentuan Tujuan

Ketika merencanakan suatu pesan bisnis, pertama-tama yang kita pikirkan adalah apa tujuan dari pesan tersebut. Untuk dapat melakukan hal tersebut, pertama kali kita harus menentukan tujuan yang jelas dan dapat diukur sesuai dengan tujuan organisasi.

a.      Tujuan Harus Jelas

Tujuan harus jelas akan membantu komunikator dalam membuat beberapa keputusan penting, seperti berikut:

·         Untuk memutuskan apakah pesan diteruskan atau tidak

·         Untuk menanggapi audiens

·         Keputusan untuk memusatkan isi pesan

·         Keputusan untuk menetapkan saluran dan media yang akan digunakan

b.      Cara Menguji Tujuan

Untuk menguji apakah suatu tujuan yang telah ditetapkan tersebut sudah baik atau belum, perlu dilakukan pengujian dengan bantuan pertanyaan sebagai berikut ini:

·         Apakah tujuan realistis?

·         Apakah waktunya tepat?

·         Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?

·         Apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi perusahaan?

    3.     Analisis Audiens

Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi. Audiens bisnis baik pembaca maupun pendengar dari surat, memo, laporan atau presentasi dapat seorang manajer, atasan, rekan kerja, bawahan, nasabah, konsumen, dan masyarakat umum. Orang-orang tersebut mempunyai perbedaan dalam hal pemahaman topik yang diinformasikan untuk itu komunikator perlu memperhatikan faktor audiens. Dalam menganalisis audiens ada dua hal pokok yang harus diperhatikan yaitu:

a.      Menyusun Profil Audiens

Menyusun profil audiens tergantung apakah audiens itu sudah kenal dengan baik atau belum. Apakah lawan berkomunikasi adalah seseorang yang sudah dikenal dengan baik, maka penyusunan profil audiens menjadi mudah, namun sebaliknya kalau belum kenal sama sekali akan sulit menentukan profil audiens. Berikut ini merupakan petunjuk yang dapat digunakan untuk membantu menganalisis audiens:

1.      Siapa Audiensnya

2.      Informasi apa yang telah mereka miliki

3.      Seberapa banyak informasi yang mereka butuhkan

4.      Informasi teknikal apa yang mereka pahami?

5.        Reaksi audiens

6.      Bagaimana hubungan komunikator dengan audiens

b.      Memuaskan Kebutuhan Informasi Audiens

Kunci komunikasi yang efektif adalah mengetahui kebutuhan informasi kebutuhan audiens dan selanjutnya berusaha untuk memenuhi kebutuhan audiens tersebut. Ada lima tahapan yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audiens akan informasi:

1.      Temukan apa yang ingin diketahui oleh audiens

2.      Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan

3.      Berikan informasi yang diperlukan

4.      Yakinkan bahwa informasi tersebut akurat

5.      Tekankan ide-ide yang paling menarik audiens

     4.     Penentuan Ide Pokok

Setiap pesan bisnis, apakah itu sederhana ataupun kompleks pasti akan mengacu pada satu ide pokok. Hal lain yang menyertai pesan tersebut hanyalah tambahan atau pelengkap pesan yang dapat membantu memperjelas pesan yang akan disampaikan. Penentuan ide pokok hendaknya ditentukan secara cermat.

Cara Penentuan Ide Pokok

1.      Brainstorming

Suatu cara menentukan ide pokok dengan membiarkan pikiran secara leluasa untuk mencari berbagai kemungkinan ide pokok, menguji berbagai alternatif dengan mempertimbangkan tujuan, audiens, dan fakta yang ada.

2.      Pentunjuk Atasan

Penentuan ide pokok dapat dilakukan dengan meminta petunjuk dari atasan. Bagi pelaksana, cara ini lebih mudah karena tinggal menjalankan apa yang diberikan oleh atasan. Namun menyita waktu pimpinan hanya untuk pekerjaan yang sebenarnya dapat didelegasikan.

3.      Kebiasaan

Cara ini ada keterbatasannya, yaitu hanya untuk situasinya yang sama atau relatif sama.

    5.     Seleksi Saluran dan Media

Secara umum saluran komunikasi dibedakan menjadi dua saluran, yaitu saluran komunikasi lisan dan saluran komunikasi tertulis.

1.      Komunikasi Lisan

Kelebihan komunikasi lisan adalah kemampuannya untuk memberikan umpan balik dengan segera dan saluran ini digunakan untuk penyampaian pesan yang sifatnya sederhana, tidak diperlukan catatan permanen.

Komunikasi lisan mencakup percakapan langsung, pembicaraan melalui telepon, wawancara kerja, diskusi kelompok, seminar, workshops, program pelatihan, pidato, dan presentasi.

2.      Komunikasi Tertulis

Kelebihan komunikasi tertulis adalah komunikator mempunyai kesempatan untuk merencanakan pesan yang akan disampaikan, apabila antara komunikator dan audiens membutuhkan bukti permanen sebagai referensi dimasa yang akan datang maka komunikasi harus ditulis dan apabila jumlah audiens banyak dan menyebar maka yang paling efektif adalah dengan tertulis.

Komunikasi tertulis meliputi surat, memo, proposal, dan laporan.

Sumber

Drs. PC. Bambang Herimanto, MM, Drs. FX. Indrojiono, M.Hum.2005. Komunikasi Bisnis.Yogyakarta: Penerbit Amara Books. Cetakan I.