Pengorganisasian pesan-pesan bisnis yang baik akan
mempermudah pencapain tujuan komunikasi bisnis. Namun dalam kenyataannya
terkadang pengorganisasian bisa tidak sesuai dengan yang diharapkan.
1.
Hal-hal yang
Menyebabkan Pesan-pesan Tak Terorganisasi
Dari pelaksanaan pengorganisasian pesan bisnis mungkin
sudah melalui tahapan-tahapan yang sudah ditentukan namun pada praktiknya bisa
terjadi hal-hal yang tidak diinginkan, untuk itu kita harus memperhatikan
kualitas isi pesan bisnis yang kita buat. Dibawah ini ada beberapa hal yang
perlu diperhatikan dalam pembuatan pesan bisnis yang meliputi:
1.
Kalimat Terlalu Bertele-tele
Apabila pesan pembuka awal sebuah surat terlalu
panjang hingga mencapai beberapa paragraf, baru kemudian masuk ke topik
sehingga pembaca memerlukan waktu yang cukup lama untuk memahami maksud
pesan-pesan yang disampaikan. Sebaiknya pesan ditulis dengan kalimat yang
sederhana dan bahasa yang lugas, disamping itu pemilihan kata (diksi) perlu
dipertimbangkan dengan baik supaya pesan tersebut mudah untuk diterima.
2.
Memasukkan Pesan yang Tidak Relevan
Terdapatnya informasi yang tidak relevan dan tidak
penting didalam penulisan pesan tersebut sehingga membuat pesan-pesan yang
disampaikan menjadi kabur atau tidak jelas.
3.
Menyajikan Pesan yang Tidak Logis
Adanya informasi yang tidak logis dan tidak terkait
dengan topik sehingga audiens sulit memahami hal-hal penting yang disampaikan
komunikator.
4.
Informasi Penting Terlupakan
Karena banyaknya pesan-pesan yang tidak relevan yang
mana pesan-pesan yang tidak penting itu hanya membahas hal-hal yang bersifat
pelengkap saja maka pesan yang justru sangat penting menjadi terlupakan atau
terabaikan dar topik.
2.
Pentingnya
Pengorganisasian yang Baik
Apabila seseorang akan menyusun pesan bisnis maka
perlu diorganisasikan dengan baik. Karena organisasi pesan yang baik memberikan
beberapa manfaat, antara lain:
1.
Membantu Audiens Memahami Pesan
Dengan mengemukakan hal-hal yang penting secara jelas
dan memasukkan informasi yang relevan dalam pesan maka audiens dengan mudah
akan memahami atau menangkap maksud tujuan dari pesan tersebut.
2.
Membantu Audiens Menerima Pesan
Pengorganisasian pesan-pesan yang baik disamping
membantu audiens memahami pesan juga membantu audiens untuk menerima isi pesan
tersebut.
3.
Menghemat Waktu Audiens
Apabila suatu pesan terorganisasi dengan baik maka
penyampaiannya tidak akan menghabiskan banyak waktu, disamping itu audiens
dapat dengan mudah mengikuti alur pesan yang disampaikan oleh komunikator.
4.
Menyederhanakan Tugas Komunikasi
Apabila suatu pesan terorganisasi dengan baik maka
akan dapat membantu pekerjaan komunikator sehingga pekerjaan itu dapat selesai
lebih cepat dan menghemat waktu.
3.
Pengorganisasian
Pesan-pesan Melalui Outline
Untuk mencapai
pengorganisasian pesan-pesan yang baik maka diperlukan suatu cara agar pesan
tersebut dapat berguna dan bermanfaat bagi setiap penggunanya. Hal tersebut
dapat dilakukan dengan cara :
1.
Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide
Memutuskan apa
yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator yang harus
dicari pemecahannya. Jika materi memang lemah, tidak memiliki suatu muatan yang
menarik, maka akan mengaburkan fakta yang ada.
Apabila
penyusunan pesan yang panjang dan kompleks, maka outline sangat diperlukan dan
menjadi penting artinya. Hal ini karena dengan adanya outline akan sangat
membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang
lain. Selain itu, outline juga membantu untuk mengkomunikasikan ide-ide dengan
cara yang lebih sistematik, efisien dan efektif. Melalui perencanaan yang baik
outline akan membantu mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga audiens
akan memahami pola pikir komunikator.
Susunan suatu
outline secra garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan, antara lain
:
a.
Memulai dengan
Ide Pokok, akan sangat membantu dalam menetapkan tujuan dan strategi umum dari
suatu pesan. Ide pokok dirangkum ke dalam dua hal yaitu : keinginan terhadap
audiens untuk melakukan dan memikirkannya, sebagai alasan yang mendasar bagi
audiens mengapa harus melakukan dan memikirkannya.
b. Menyatakan
hal-hal pendukung yang penting, yang akan sangat berguna dalam mendukung ide-ide
pokok.
c. Membuat
ilustrasi dengan bukti-bukti, semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan,
maka outline yang dibuat akan semakin baik.
2.
Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional
Setelah
mengelompokkan ide-ide, langlah selanjutnya adalah menentukan urutan-urutan
terhadap ide-ide tersebut aga selaras dengan rencana organisasional, melalui
dua pendekatan yaitu :
a. Pendekatan
Langsung (direct approach), sering disebut juga dengan pendekatan
deduktif , dimana ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti
pendukungnya. Biasanya reaksi dari audiens akan positif dan menyenangkan jika
menggunakan pendekatan ini.
b. Pendekatan
Tidak Langsung (indirect approach), atau sering disebut dengan
pendekatan induktif, dimana bukti-bukti diletakan paling awal, kemudian baru
diikuti dengan ide pokok. Biasanya audiens akan merespon negatif dan tidak
menyenangkan.
Sumber
Drs.
PC. Bambang Herimanto, MM, Drs. FX. Indrojiono, M.Hum.2005. Komunikasi Bisnis.Yogyakarta: Penerbit
Amara Books. Cetakan I.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar