Komunikasi dalam Pertemuan dan Rapat

Pengertian Pertemuan dan Rapat

Pertemuan merupakan forum yang sangat diperlukan untuk menghimpun bahan–bahan. Pertemuan–pertemuan dalam dunia usaha dapat dilakukan antara pimpinan dengan para stafnya, tetapi juga dapat dilakukan diantara staf sendiri untuk meyusun usulan atau pertemuan pleno yang dikuti oleh semua unsur yang ada.

Namun pertemuan–pertemuan yang diselenggarakan tidak dimaksudkan untuk membuat keputusan melainkan hanya untuk menghimpun pendapat. Komunikasi dalam pertemuan tersebut dapat dilaksanakan dengan menghimpun laporan, saran dan juga pendapat.

Rapat juga merupakan pertemuan yang memilki kewenangan untuk membuat keputusan. Untuk menyelenggarakan rapat perlu diperhatikan sebagai hal–hal sebagai berikut:

 - Undangan Rapat
- Pengaraturan Ruang Rapat
- Perlengkapan Rapat

Untuk membuat rapat undangan hendaknya tidak terlalu banyak uraian melainkan singkat dan jelas untuk meyebutkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat. Pengaturan tempat duduk pada dasarnya ditentukan oleh jumlah peserta rapat dan luas ruangan rapat. Pada bagian terpenting adalah pengambilan keputusan yang dilaksanakan secara musyawarah untuk mufakat. Bila cara ini tidak dicapai tentunya akan ditempuh dengan cara pengambilan suara terbanyak.

Komunikasi dalam Pertemuan dan Rapat

Di dalam pertemuan dan rapat biasanya peserta harus menyadari posisinya dalam forum tersebut. Setiap peserta hendaknya:

·         Mampu berkomunikasi secara jujur

·          Mampu berperan sebagai komunikator yang berpartisipasi aktif

·          Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsif

·          Mampu berperan sebagai penyelaras yang sangat bijaksana

·         Mampu mengendalikan diri

Setelah rapat berhasil membuat keputusan maka tindakan selanjutnya adalah mengkomunikasikan hasil tersebut kepada peserta, dan yang lebih penting adalah tindak lanjut dari pertemuan dapat dilaksanakn dengan sebaik–baiknya agar rapat dapat berjalan dengan lancar.

Teknik Berbicara, Membaca, dan Mendengarkan

Berbicara merupakan bagian terpenting dari komunikasi yang dipandang paling efektif. Disamping itu keberhasilan orang berbicara sangat dipengaruhi oleh luasnya pengetahuan yang dimilki, banyaknya pengalaman yang dimiliki dan intelegensinya. Karena berbicara sebagai alat untuk mengungkapkan pikiran dan perasaannya, akan dapat lancar bila tidak ada gangguan teknis seperti gugup, grogi dan sebagainya.

Selain teknik berbicara, perlu juga diperhatikan teknik membaca. Membaca pada dasarnya adalah menyampaikan pikiran dan perasaan orang yang tulisannya sedang dibaca. Untuk itu diperlukan kemampuan lebih baik lagi daripada kemampuan berbicara, karena dibutuhkan kemampuan menangkap dan memahami isi si penulis dan sekaligus memahami kemampuan yang mendengarkannya.

Demikian halnya dengan mendengarkan, nampaknya lebih mudah namun sesungguhnya mendengarkan harus didukung olek sikap ingin tahu, sabar dan mampu mencernakan isi suara yang didengar. Untuk dapat mendengarkan dengan baik diperlukan konsentrasi dan kepekaan indera pendengaran kita.

Kemampuan berkomunikasi yang paling rendah efektifitasnya adalah mendengarkan. Mnedengarkan juga memerlukan objektifitasnya, maksudnya anda akan berempati ketika mendengarkan tanpa terbawa emosi. Maka penting untuk mengetahui, kapan mendengar secara detail, hal – hal umum saja, singkatnya untuk mengetahui mengapa anda mendengarkan.

Menyusun Pesan

Pada saat menuliskan pesan, apakah dalam bentuk memo, surat, laporan atau garis besar suatu presentasi, penulisannya merupakan suatu proses. Karena merupakan suatu proses maka tidak hanya terdiri dari satu tahap saja tetapi terdiri dari serangkaian tahap yaitu perencanaan, pengorganisasian, dan revisi. Apabila penulisan pesan mengikuti tahap-tahap tersebut maka pesan dapat disusun dengan lebih cepat dan lebih mudah. Adapun tahapan-tahapan tersebut dapat dijabarkan sbb:

1.      Perencanaan Pesan Bisnis

Perencanaan pada umumnya akan menentukan apa yang akan menentukan apa yang akan dilakukan dimasa atau waktu yang akan datang. Dalam perencanaan pesan bisnis akan menentukan apa yang akan dikomunikasikan. Oleh karena itu pada tahap ini akan ditentukan hal-hal yang pokok atau mendasar dari pesan tersebut, seperti: maksud komunikasi, penerima pesan, ide pokok, dan saluran yang digunakan.

2.      Pengorganisasian Pesan Bisnis

Setelah merencanakan pesan, langkah selanjutnya adalah menuangkan pesan tersebut khususnya dalam bentuk tulisan. Dalam hal ini tahap pengorganisasian dapat pula diterapkan untuk komunikasi lisan. Penyusunan dokumen dimulai dengan menyusun kata-kata, kalimat, paragraf, serta menentukan ilustrasi dan keterangan yang dapat membantu mengekspresikan ide pokok. Tahap penyusunan terdiri dari 2 tahap, yaitu mengorganisasikan pesan dan mengformulasikan pesan.

3.      Revisi Pesan Bisnis

Pengorganisasian pesan pada tahap diatas perlu dilanjutkan dengan pemeriksaan kembali apakah pesan yang disusun sudah mampu mengekspresikan apa ide pokok yang dimaksudkan sudah sesuai. Disini yang akan diperiksa ulang (direvisi) adalah isi pesan, susunan pesan, susunan kalimat, dan tanda baca. Tahap ini meliputi kegiatan mengedit pesan, menulis ulang pesan, membuat pesan, dan mencoba pesan. Proses ini terus berlangsung sampai pesan yang disusun sejelas dan seefektif mungkin.

Sumber

Drs. PC. Bambang Herimanto, MM, Drs. FX. Indrojiono, M.Hum.2005. Komunikasi Bisnis.Yogyakarta: Penerbit Amara Books. Cetakan I.

http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/komunikasibisnis/bab5-komunikasidalampertemuandanrapat.pdf